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Datenschutzhinweise zur Nutzung unserer KI-Agenten / Avatare

Zur Verbesserung unserer Servicequalität und Nutzererfahrung setzen wir interaktive KI-Agenten/Avatare auf unserer Internetseite ein. Diese Sprachdialog- und Textsysteme beantworten Ihre Anfragen und unterstützen bei Self-Service-Prozessen. Die Nutzung ist freiwillig.

Verantwortliche Stelle
Der Verantwortliche im Sinne der DSGVO und anderer datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
Hansestadt Attendorn, Kölner Straße 12, 57439 Attendorn, Telefon 02722 64-0, E-Mail: stadt@attendorn.de.

Welche Daten verarbeiten wir und zu welchem Zweck?
Damit der KI-Agent Ihr Anliegen verstehen und bearbeiten kann, werden Ihre Angaben verarbeitet.

  • Verbindungsdaten: Datum und Uhrzeit der Nutzung, die verwendete Geräte- oder System-ID, Dauer der Interaktion sowie notwendige Systemprotokolle (Logdaten).
  • Transkriptionsdaten: Der reine Textinhalt Ihrer Eingaben zur Verarbeitung und zur Systemoptimierung.
  • Vorgangsbezogene Angaben: Da unsere KI-Agenten ausschließlich Informationen aus der internen Wissensdatenbank ("Knowledge Base") der Hansestadt Attendorn abrufen und keine Vorgänge (z. B. Terminbuchungen oder Ticket-Erstellungen) auslösen, werden keine vorgangsbezogenen personenbezogenen Daten (wie Name, E-Mail-Adresse oder Anschrift) erfasst.
  • Keine Audioaufzeichnung: Es findet keine Audioaufzeichnung Ihrer gesprochenen Sprache statt, lediglich das Transkript wird zur Verarbeitung genutzt.
  • Keine Profilbildung: Eine Profilbildung oder die Erstellung eines Nutzungsprofils findet nicht statt.

Zweck: Die Verarbeitung dient der Ermöglichung der Interaktion, der Beantwortung Ihrer Anfragen auf Basis KI-generierter Antworten, der technischen Sicherstellung des Dienstes sowie der Qualitätskontrolle und Systemoptimierung.

Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung oder zur Wahrnehmung unserer Aufgaben im öffentlichen Interesse (sofern im Auftrag unserer Büger:innen eingesetzt) bzw. aufgrund unseres berechtigten Interesses an der Sicherstellung des Betriebs und der Verbesserung des Dienstes, gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a, b und/oder f DSGVO.

Wie lange speichern wir Ihre Daten?

  • System-Logdaten (Verbindungsdaten): (einschließlich Ihrer Rufnummer und IP-Adresse) werden maximal 3 Monate zur IT-Sicherheit und Störungsanalyse vorgehalten.
  • Transkriptionsdaten (Chat-Inhalte): Transkriptionsdaten, die nicht Teil eines Vorgangs sind, werden nach Entfernung aller direkten Identifikatoren (Pseudonymisierung) zur Qualitätskontrolle und Systemoptimierung maximal 12 Monate gespeichert. Eine frühere Löschung erfolgt gemäß der Weisung des jeweiligen Verantwortlichen (unserer Bürger:innen).

Wer erhält Ihre Daten?

  • Interne Stellen: Innerhalb unserer Verwaltung erhalten ausschließlich die zuständigen Fachbereiche Zugriff auf Ihre Daten, soweit dies zur Bearbeitung Ihres Anliegens erforderlich ist.
  • Externe Empfänger: Für den technischen Betrieb und die Verarbeitung im Auftrag der Hansestadt Attendorn setzt diese den Dienstleister Humanizing Technologies GmbH, In der Trift 1, 57462 Olpe sowie sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter (z. B. Hosting-Anbieter) ein. Diese sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO verpflichtet, Ihre Daten ausschließlich auf Weisung der Hansestadt Attendorn zu verarbeiten.
  • Auftragsverarbeiter: Für Betrieb, Sprachverarbeitung, Hosting und Telefonie setzen wir weisungsgebundene IT-Dienstleister ein. Diese Dienstleister sind vertraglich gemäß Art. 28 DSGVO gebunden und handeln streng weisungsgebunden. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich innerhalb der EU/des EWR; eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt.

Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit (soweit anwendbar) sowie das Recht, Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO einzulegen. Außerdem haben Sie das Recht auf Beschwerde bei der Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (www.ldi.nrw.de). Weitere Hinweise finden Sie in unserer ausführlichen Datenschutzerklärung.

Automatisierte Entscheidungen
Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit Rechtswirkung oder ähnlicher erheblicher Beeinträchtigung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.